Privacyverklaring

Versie 1.0 – 1 november 2026

1. Wie zijn wij?

Biont Research is de handelsnaam van drie vennootschappen die samen onderzoek, datadiensten en instrumenten leveren:

• Biont Research B.V. (KvK 83653570): onderzoek en advies;
• Biont Data B.V. (KvK 94580251): dienstverlening bij het opzetten en uitvoeren van onderzoek en datadiensten;
• Biont Instruments B.V. (KvK 98460269): ontwikkeling, verkoop en verhuur van instrumenten.

Alle drie zijn gevestigd aan de Abeelstraat 33, 3552 RC Utrecht. De vennootschap waarmee u een offerte, overeenkomst of ander contact heeft, is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die daarbij worden verwerkt. Voor de website www.biontresearch.nl is dat Biont Research B.V. In deze verklaring noemen we de drie vennootschappen samen “Biont”, “wij” of “ons”.

Voor alle vragen over privacy kunt u contact opnemen via info@biontresearch.nl of per post via bovenstaand adres.

2. Op wie is deze verklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring gaat over persoonsgegevens die wij voor onze eigen bedrijfsvoering verwerken, van:

• contactpersonen en medewerkers van (potentiële) opdrachtgevers en afnemers, zoals universiteiten, onderzoeksinstituten, overheden en bedrijven;
• contactpersonen van leveranciers en samenwerkingspartners;
• grondeigenaren, terreinbeheerders en andere contactpersonen bij veldwerk;
• bezoekers van onze website en mensen die op een andere manier contact met ons opnemen;
• sollicitanten.

Verwerken wij persoonsgegevens in opdracht van een opdrachtgever, bijvoorbeeld gegevens van deelnemers aan een onderzoek dat wij voor een universiteit uitvoeren of ondersteunen, dan is die opdrachtgever verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Wij verwerken die gegevens dan alleen volgens de instructies van de opdrachtgever en de verwerkersovereenkomst die wij met haar sluiten. Voor informatie over zo’n verwerking en de uitoefening van uw rechten verwijzen wij naar de privacyverklaring van de betreffende opdrachtgever. Een verzoek dat wij in die rol ontvangen, sturen wij aan de opdrachtgever door.

3. Welke gegevens verwerken wij, waarvoor en op welke grondslag?

Contact, offertes en overeenkomsten. Naam, organisatie, functie, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van onze correspondentie. Wij gebruiken deze gegevens om vragen te beantwoorden, offertes op te stellen en overeenkomsten te sluiten en uit te voeren. Grondslag: de uitvoering van een overeenkomst of, als u namens een organisatie optreedt, ons gerechtvaardigd belang om met die organisatie zaken te doen.

Uitvoering van opdrachten en levering. Naast bovenstaande gegevens: aflever- en bezoekadressen, gegevens over geleverde of verhuurde instrumenten (zoals serienummers en servicehistorie) en, bij veldwerk, gegevens van grondeigenaren of terreinbeheerders die nodig zijn voor toegang tot een locatie. Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang bij een goede uitvoering van het werk.

Facturatie en administratie. Factuuradres, btw-nummer, bankrekeningnummer, betaalgegevens en ordernummers. Wij gebruiken deze gegevens om te factureren, betalingen te verwerken en onze administratie te voeren. Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichtingen, zoals de fiscale bewaarplicht.

Relatiebeheer. Naam, organisatie en contactgegevens van bestaande zakelijke relaties. Wij kunnen u af en toe informeren over projecten, publicaties of nieuwe producten en diensten die aansluiten bij eerdere opdrachten. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang. U kunt hier op elk moment bezwaar tegen maken; wij stoppen dan direct.

Website. Bij een bezoek aan onze website worden technische gegevens verwerkt, zoals IP-adres, browsertype en bezochte pagina’s, om de website te laten werken, te beveiligen en misbruik zoals spam te voorkomen. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang. Voor het plaatsen van cookies die niet strikt noodzakelijk zijn, vragen wij uw toestemming. Meer hierover leest u in ons cookiebeleid op www.biontresearch.nl/cookie-policy-eu/.

Sollicitaties. Gegevens die u ons stuurt, zoals uw cv, motivatiebrief en contactgegevens, en aantekeningen van gesprekken. Wij gebruiken deze gegevens om uw sollicitatie te beoordelen. Grondslag: het nemen van maatregelen om een (arbeids)overeenkomst te sluiten en, als u ons vraagt uw gegevens langer te bewaren, uw toestemming.

Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid, voor onze eigen bedrijfsvoering, tenzij u die zelf aan ons verstrekt of de wet ons daartoe verplicht. Wij nemen geen besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en wij verkopen geen persoonsgegevens.

4. Met wie delen wij gegevens?

Wij delen persoonsgegevens alleen met derden als dat nodig is voor de doelen hierboven of als de wet ons daartoe verplicht. Het gaat om:

• verwerkers die diensten voor ons uitvoeren, zoals leveranciers van boekhoud- en facturatiesoftware (Moneybird), e-mail- en kantoorsoftware, webhosting en opslag- en back-upvoorzieningen;
• onze boekhouder, accountant en juridisch adviseurs;
• vervoerders en koeriers bij de levering of retournering van instrumenten;
• samenwerkingspartners in een project, voor zover dat voor de uitvoering van dat project nodig is;
• overheidsinstanties, zoals de Belastingdienst, als de wet ons daartoe verplicht.

Met verwerkers sluiten wij een verwerkersovereenkomst waarin zij zich verplichten de gegevens alleen in onze opdracht te gebruiken en passend te beveiligen.

5. Verwerking buiten de Europese Unie

Wij verwerken persoonsgegevens in beginsel binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Maakt een leverancier gebruik van servers of diensten buiten de EER, dan gebeurt dat alleen als er passende waarborgen zijn, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (waaronder het EU-US Data Privacy Framework) of de door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen.

6. Hoe lang bewaren wij gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor wij ze hebben verzameld of dan de wet voorschrijft. Wij hanteren de volgende termijnen:

• gegevens in onze financiële administratie, zoals facturen: 7 jaar, conform de fiscale bewaarplicht;
• overeenkomsten en projectdossiers: 7 jaar na afronding van de opdracht, of langer als dat nodig is voor de wetenschappelijke verantwoording van onderzoeksresultaten of voor garantie en service op geleverde instrumenten;
• contactgegevens van zakelijke relaties: zolang de relatie bestaat en tot 2 jaar na het laatste contact;
• offertes die niet tot een opdracht hebben geleid en algemene correspondentie: 2 jaar;
• sollicitatiegegevens: 4 weken na afloop van de sollicitatieprocedure, of 1 jaar als u daarvoor toestemming geeft;
• technische gegevens van websitebezoek: zoals vermeld in ons cookiebeleid of zo kort als technisch mogelijk.

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatige verwerking. Daartoe behoren onder meer versleutelde verbindingen, toegangsbeperking tot de medewerkers die de gegevens nodig hebben, beveiligde accounts, regelmatige back-ups en het up-to-date houden van onze systemen. Mocht er toch een datalek plaatsvinden, dan handelen wij volgens de wettelijke meldplicht.

8. Uw rechten

U heeft het recht om:

• uw persoonsgegevens in te zien;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• uw gegevens te laten verwijderen, voor zover wij ze niet hoeven te bewaren;
• de verwerking te laten beperken;
• uw gegevens in een gangbaar elektronisch formaat te ontvangen of aan een ander te laten overdragen;
• bezwaar te maken tegen een verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang;
• een gegeven toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de verwerking daarvoor.

U kunt een verzoek sturen naar info@biontresearch.nl. Wij reageren binnen een maand. Als wij twijfelen aan uw identiteit, kunnen wij om aanvullende informatie vragen; stuur ons in geen geval een kopie van uw identiteitsbewijs zonder dat wij daarom vragen, en maak daarop dan altijd uw pasfoto en burgerservicenummer onleesbaar.

9. Klachten

Heeft u een klacht over de manier waarop wij met uw gegevens omgaan, laat het ons dan weten via info@biontresearch.nl; wij lossen het graag samen met u op. U heeft daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

10. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als onze diensten of de wet veranderen. De actuele versie staat altijd op www.biontresearch.nl/privacyverklaring/. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij bestaande relaties daar actief over.